Les cinq façons de partager des contacts sur Gmail


Partager ses contacts sur Gmail n'est peut-être pas clair pour vous, nous vous proposons un comparatif sur les cinq différentes façons de partager vos contacts sur Gmail pour vous y retrouver plus facilement et collaborer plus aisément avec vos collègues. 








1. Importer / exporter son carnet d'adresses







Pour importer ou exporter des carnets d'adresses sur Gmail, il vous faut vous rendre dans l'onglet Contacts de votre Gmail (cf image).

Les plus : 
- Un moyen gratuit de partager ses contacts
- Ne nécessite aucune API externe

Les moins :
- Nécessite de ré-exporter / importer a chaque mise à jour de contacts ou nouveau contact.
- Prend du temps à mettre en place en cas de carnet d'adresse volumineux
- Méthode fastidieuse

2. L'application Contacts partagés pour Gmail




L'application Contacts partagés pour Gmail est la solution pour partager vos contacts avec tout les membres de votre domaine Google for Work. L'application s’intègre dans Gmail de façon transparente et possède deux version: une gratuite et une payante.
De nombreuses options configurables pour chaque utilisateur et une synchronisation des modifications direct et automatique. Le must-have pour Gmail.

Les plus : 
- La meilleur application de gestion de contact pour Gmail
- Version premium gratuite pendant 14 jours
- Une version gratuite déjà très complète
- Synchronisation des contacts sur mobiles et tablettes
- Intégration direct dans votre client Gmail. Pas de logiciel externe. 
- Facile à utiliser et à administrer.  
- Prix de la version premium très raisonnable. (~10$/utilisateurs et par an)

Les moins : 
- Rien

3. La délégation de contacts sur Gmail


Manage contacts delegation


La délégation de contact vous permet d'envoyer des contacts de votre carnet d'adresses à certains de vos contacts. Pour ce faire, il faut vous rendre dans l'onglet "Contacts" de votre Gmail, puis dans "Délégation de contact". 

Les plus : 
- Un moyen simple de partager ses contacts à ces collègues proche
- Gratuit

Les moins :
- La délégation de contact ne permet pas de partager ses contacts à plus de 25 personnes
- La liste "Mes contacts" est partagée dans son intégralité. Vous ne pouvez pas en déléguer une partie seulement, ni déléguer des contacts qui ne figurent pas dans cette liste.
- Les contacts délégués ne peuvent pas apparaître dans la liste de saisie semi-automatique ni dans les résultats de recherche du gestionnaire de contacts.




4. Une spreadsheet commune




Il est également possible de créer une spreadsheet commune à votre organisation et rentrer chacun de vos contacts a l'intérieur et la diffuser à l'ensemble de vos collègues afin qu'ils puissent l'importer dans leur Gmail.  

Les plus :
- un moyen facile de partager ses contacts à travers votre organisation.

Les moins : 
- Demande beaucoup d'organisation
- Rapidement fouillis et plus à jour
- Compliquer à partir de plus de 10 employés.





5. L'application Bettercloud


Product image

Bettercloud, anciennement connu sous le nom de Flashpanel est un logiciel externe qui permet d'enrichir la console administrateur de votre compte Google Apps for Work. L'une des fonctionnalité est le maintient à jour et le partage de vos contacts.

Les plus : 
- Outil complet pour l'administration globale des Google Apps
- Un essai gratuit de 30 jours
- Facile à prendre en main

Les moins :
- Le prix (12€ par utilisateur du domaine/an)
- Obligation de passer par l'application Bettercloud pour éditer les contacts partagés.
- Impossibilité de partager ses contacts avec un autre domaine ou un utilisateur Gmail grand public.
- Plus dédiée à la gestion du domaine Google Apps qu'au partage de contacts.



Tableau comparatif



Fonctionnalités:

Google basique
 Product image
Possibilité de partage “Mes Contacts”
x
x
x
Gestion des permissions (droits de lecture/écriture) sur les contacts
x
x
Possibilité de partager des groupes de contacts
x
x
Synchronisation des contacts partagés sur mobiles et Outlook
x
x
Partage avec des utilisateurs en dehors du domaine
x
Partage de contacts à partir du gestionnaire de contacts Gmail
x
x
Nombre de partages et synchronisations illimités et non-facturation de dépassements.
x
x
Accès seulement aux APIs nécessaires au partage de contacts
x
Garantie “Aucuns doublons”
x
Mise à jour automatique des contacts avec Evercontacts
x



Besoin de précisions ? N'hésitez pas à consulter un de nos consultants experts Google Apps ! 





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