Utilisateurs ou futurs adeptes des Google Apps, pourquoi choisir le Webmail de Google plutôt que le client lourd de messagerie Microsoft Outlook ?
De nombreux administrateurs de domaine Google Apps luttent pour convaincre leurs utilisateurs d'utiliser un navigateur web pour accéder à leur messagerie par Gmail.
Parce qu'il est possible de synchroniser Google Apps avec Outlook (grâce à l'outil Google Apps Sync pour Microsoft Outlook), beaucoup d'utilisateurs préfèrent rester sur leur client lourd par simple habitude, méconnaissance du produit ou peur du changement plutôt que d'adopter définitivement Gmail.
Toutes les recommandations et informations que nous publions dans cet article sont basées sur l’expérience d'Econsulting au cours des nombreux déploiements réalisés ainsi que sur les retours des clients Google Apps qui sont passés au webmail de Gmail.
Cet article s'adresse aussi bien aux administrateurs et utilisateurs de Microsoft Office (ou de n'importe quel client de messagerie lourd).
Utilisateurs ou futurs adeptes des Google Apps, pourquoi choisir le Webmail de Google plutôt que le client lourd de messagerie Microsoft Outlook ?
1. L'interface Gmail est RAPIDE
Gmail est incroyablement réactif, bien plus qu'une application aussi lourde qu'Outlook. La boîte de réception et les messages s'ouvrent plus vite, le client ne prend aucune place sur le poste, ne consomme que très peu de ressources CPU et beaucoup moins de bande passante.
2. Seul le webmail offre une transparente intégration entre l'agenda, le tchat, les tâches et les documents :
- Tchat audio et vidéo intégrés dans la messagerie
- Gadgets utiles permettant d'intégrer documents et agenda dans la messagerie
- Gestion des tâches dans la messagerie et l'agenda
- Barre de navigation universelle pour accéder à tous les services Google Apps
- Interface unique à travers tous les services Google
- Visualisation des pièces jointes sans les télécharger (rapidité, sécurité)
- Possibilité d'annuler un message après l'envoi
3. En utilisant Outlook, vous passez à coté des nouvelles fonctionnalités et labos de Gmail
En 2011, environ 115 mises à jour ont été déployées dans Google Apps au jour le jour. Avec Outlook, vous êtes soumis aux mises à jour de votre client de messagerie (tous les 3 ou 4 ans)4. La productivité est largement améliorée avec le mode conversation
Vous serez plus productif en utilisant le Webmail Gmail grâce à la puissante fonctionnalité du mode conversation. Voici comment ça marche :
A chaque fois quand vous envoyez ou recevez des messages autour du même sujet entre un ou plusieurs destinataires, Gmail les regroupe dans une conversation qui est listée une seule fois dans votre boite de réception. En ouvrant cette conversation, vous retrouvez tout l'historique de ces messages dans une pile soignée. Quand une réponse arrive, la pile grossit et la conversation est marquée comme non lue, indiquant un nouveau message.
Cette fonctionnalité vous aide à économiser du temps en retrouvant tous les messages échangés autour d'une conversation et permet également de réduire le désordre dans sa boîte de réception.
5. L'interface Web offre des capacités de recherche inégalées
Avez-vous déjà essayé de chercher et retrouver un message dans Outlook ?
Le moteur de recherche de Google renommé mondialement offre des capacités de recherche sans précédent dans vos archives. Grâce à cette puissante technologie, vous ne perdrez plus une seconde à trouver des emails.
Rentrez n'importe quel mot clé dans le barre de recherche ou affinez vos requêtes grâce à divers critères (date, destinataire, sujet du message, pièce jointe ou non, etc..) pour obtenir instantanément le bon résultat de recherche. Le moteur peut aussi chercher parmi vos documents, sites et sur tout le web.
6. Classement intelligent des emails
Avez-vous déjà cherché à placer un message dans plusieurs dossiers dans Outlook ?
Les libellés dans Gmail permettent de mieux organiser sa messagerie. Vous pouvez assigner un message à plusieurs dossiers en leur attribuant des "étiquettes". Le texte et la couleur de fond des libellés est personnalisable.
7. Accédez à vos mails depuis n'importe où en utilisant la même interface
Si vous utilisez Outlook, vous devrez quand-même apprendre à utiliser le webmail de Gmail lorsque vous êtes chez vous ou en déplacement. Pourquoi ne ne pas alors utiliser le même outil au bureau ? Ce sera toujours une expérience plus aisée d'accéder à la même interface de n'importe ou.
Gmail offre une interface similaire même sur les mobiles.
8. Plus de patchs à installer
Avec Outlook, quand des corrections de bugs et patchs apparaissent, l'utilisateur ou/ou le service informatique doivent installer manuellement ces mises à jours, ce qui peut immobiliser le poste de travail pendant plusieurs heures. Aucuns risque d'incompatibilité/bugs sur un navigateur, et lorsqu'une mise à jour est disponible sur Gmail, il suffit de rafraîchir la page de son navigateur pour en bénéficier.
9. Sécurité et disponibilité
En choisissant le webmail, vos données seront plus sécurisées et disponibles qu'avec Outlook. Parce que les données sont stockées sur "le cloud" et non pas sur le poste de travail, si l'ordinateur est perdu, volé, cassé, hacké ou infecté par un virus, vos mails sont compromis à des risques de sécurité et confidentialité. Avec Gmail, vous pouvez dormir sur vos deux oreilles.
10. Garder Outlook signifie dépenser de l'argent à gérer et maintenir les logiciels Office
Garder Outlook/Office signifie plus de temps passé à administrer des postes et payer des licences.
Il faut réévaluer les besoins, car une bonne partie de vos utilisateurs (et cela dans toutes les organisations) ne se servent que de 10% des capacités d'Office, toutes disponibles dans Google Apps avec les nombreuses fonctionnalités collaboratives en plus !
Vous avez besoin de plus de raisons ?
Cet article de blog (en anglais) de Google vous explique les avantages spécifiques liés à la collaboration d'équipe, la productivité en situation de mobilité, la facilité d’utilisation et fiabilité des Google Apps : http://goo.gl/jWwIi
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