Nous utilisons un serveur de messagerie #!]@{(`|\@#!%
C'est un système de messagerie archaïque qui est en train de s'effondrer. Mes utilisateurs me harcèlent au téléphone. Je n'en dors pas de la nuit...
En combien de temps pouvez-vous déployer votre solution?
AU SECOUUUUUUUUUUURS..."
...
C'est à peu de choses près ce que l'on entend une fois sur deux lorsque la ligne de notre service commercial retentit.
L'avantage des Google Apps, c'est que ça peut être déployé très vite dans l'urgence si le besoin s'en fait ressentir.
Grâce à la technologie Cloud qui permet d'affecter des ressources en temps réel en fonction des besoin du client, on pourra créer plusieurs centaines, voire milliers de comptes en quelques heures et les rendre opérationnels pour la réception et l'envoi d'e-mails.
Cependant, attention ! Un déploiement en une journée n'est à conseiller qu'en cas de force majeure seulement.
En effet, l'élément clé pour la réussite d'un projet, c'est l'utilisateur. Va-t-il subir un choc dû au changement ? une déperdition de services ou fonctionnalités? un temps d'adaptation ? une indisponibilité temporaire de son service d'e-mail? Un sentiment de frustration ? de confusion ? va-t-il pouvoir toujours utiliser son application métier qui était paramétrée pour fonctionner avec l'ancien système? va-t-il savoir utiliser les nouvelles fonctionnalités proposées?
En un mot, va-t-il AIMER les Google apps?
La réponse dépend de trois éléments qui sont primordiaux dans la conduite d'un projet de déploiement Google Apps.
Outre la planification, les configurations techniques et la migration des boîtes, il ne faut surtout pas oublier les trois composantes de la conduite du changement "Google Apps":
- La préparation à recevoir les Google Apps
Pour évaluer au mieux les risques et assurer un déploiement fluide, faire un inventaire de son environnement technique et fonctionnel.
L’objectif de cette étape est de faire d'être au fait de tous les usages et environnements de chaque utilisateur et s'assurer ainsi que le passage à Google Apps ne va pas bloquer choquer certains usages ou bloquer l'utilisation de certaines applications ou entrainer la perte de certaines fonctionnalités etc.
L’objectif de cette étape est de faire d'être au fait de tous les usages et environnements de chaque utilisateur et s'assurer ainsi que le passage à Google Apps ne va pas bloquer choquer certains usages ou bloquer l'utilisation de certaines applications ou entrainer la perte de certaines fonctionnalités etc.
- La communication interne
Non, on ne peut pas envoyer un e-mail le lundi matin aux utilisateurs en leur disant : Vous avez un nouveau système de messagerie pour accéder à vos messages et voici comment y accéder... (comment le liront-ils??)
Le passage à un nouveau système, quel qu'il soit, doit être annoncé -en douceur- aux utilisateurs. Ils doivent faire connaissance avec lui, l'accepter, être préparé aux changement qu’il va provoquer, en avoir un a priori positif afin que l'adoption soit une réussite. Il existe de centaines de méthodes ludiques et pédagogiques pour communiquer sur le passage aux Google Apps (Affiches, présentations, Chats, animations, jeux, vidéos etc..)
- La formation des utilisateurs
Vous allez mettre entre leurs mains les outils les plus innovants du marché. Même si ceux-ci sont d'une simplicité enfantine, ils nécessiteront peut être de la formation pour certains utilisateurs. Attention de définir les bons profils utilisateurs pour délivrer des formations adaptées...
L'internet foisonne de littérature sur la gestion du changement (Change Management) ou si votre projet requiert une aide extérieure, les consultants d'Econsulting (ou d'autres partenaires Google) sont les mieux à même de vous accompagner dans cette démarche.
Pour plus d'informations sur la Gestion du changement dans le cadre d'un projet Google Apps, contactez moi :
Stéphane Cohen
01 71 12 60 32
stef@econsulting.fr
http://www.googleapps.econsulting.fr
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