Migration Exchange ou Lotus Notes vers Google Apps : Les 10 questions à se poser

1. Quel client de messagerie vais-je utiliser ? :

Doit-on garder le client actuel (Outlook/Thunderbird/Notes) ou est il préférable d'utiliser l'interface web de Gmail ?

Si vous utilisez l'interface web Gmail, vous bénéficierez pleinement de toutes les fonctionnalités avancées du système (recherche de messages, mode "conversation", libellés, traduction automatique des messages, suggestion de contacts, annulation d'envoi etc...) ainsi que toutes les nouvelles fonctionnalités publiées par Google chaque semaine.

En revanche, si vous souhaitez accéder aux archives de vos e-mails, il faudra impérativement opérer la migration des données Outlook des postes de chaque utilisateur vers leur compte Google Apps.

Cette opération devra être effectuée pour chaque utilisateur. Il convient donc de bien la planifier afin d'éviter au maximum l'immobilisation des postes clients.

Attention !!! Les tâches et notes d'Outlook ne se migrent pas vers Google Apps.

2. Si on utilise toujours client de messagerie, quel mode de livraison de messages utiliser ? POP ou IMAP?

Lorsqu'on passe à Google Apps, il est fortement recommandé de configurer le mode de récupération IMAP, ce qui permet une synchronisation quasi instantannée des messages, contacts et données d'agenda.

3. Faut-il migrer tous les comptes du serveur Active Directory (LDAP) ou vaut-il mieux faire une sélection de certains utilisateurs?

Comme Google facture au nombre de comptes e-mail, il est préférable de ne migrer que les comptes de messagerie vraiment actifs. La migration est aussi l'occasion de faire le ménage dans l'annuaire de l'entreprise.

4. Doit-on migrer les données utilisateurs à l'identique de l'Active Directory?

Les utilisateurs sont classés par groupes, ont des alias, des mots de passes, profils et autre informations. Lors de la migration, il faut être sûr de bien vouloir utiliser toutes ces données dans Google Apps. Ici aussi, on peut profiter de la migration pour automatiser certains changements (changements de groupes, profils, mots de passe etc...)

5. Faut-il intégrer d'autres annuaires de contacts (applications tierces, outils CRM...) dans Google Apps?

Les API de Google Apps permettent de récupérer les données de n'importe quel système. Ainsi, si vous avez un Extranet ou outil CRM contenant des listes de contacts (comme des fichiers prospects ou clients par exemple), vous pourrez très facilement les importer dans les contacts partagés de votre domaine Google Apps.

6. Doit on migrer aussi les documents de l'entreprise. Si oui, lesquels?

Google Docs permet de collaborer efficacement grâce à l'accès partagé et suivi sur les mêmes documents. Ce système révolutionnaire peut s'appliquer également à des fichiers créés avant le passage à Google Apps. L'opération d'importation de vos documents (Excel, Powerpoint, Word...) peut être très lourde. Il s'agit donc de n'importer que les documents sur lesquels vos utilisateurs travaillent actuellement.

En effet, Google Docs est plus une base de travail collaboratif et de modification partagée des documents, qu'une base d'archive.

7. Quels outils utiliser pour la migration / synchronisation ?

Parmi les outils de migration proposés par Google :

Google Sync pour Outlook : Permet de synchroniser en temps réel e-mail, contacts, ressources et contacts.
Google Apps Directory Sync : Permet de synchroniser votre service d'annuaire (Active Directory) avec vos comptes et groupes dans Google Apps.
Google Apps Migration for Lotus Notes : utilitaire permettant de planifier migration et synchronisation des données de Lotus vers Google Apps et de créer automatiquement de nouveaux comptes Google Apps.
Google Apps Conector for Blackberry Enterprise Server : afin de synchroniser un serveur BES avec vos comptes Google Apps.

8. Comment synchroniser les téléphones portables?

Toutes les Google Apps sont accessible par connection Internet sur m.google.com.

Pour le mode hors connexion, il existe des programmes de synchronisation pour tout type de mobile (Iphone, Blackberry, Nokia etc...) disponibles sur la page : m.google.com/sync

Si vous avez la réponses à ces questions, vous pouvez planifier votre migration plus sereinement.

Pour toute question complémentaire, n'hésitez pas à réagir ou à me contacter :

stef@econsulting.fr
01 71 12 60 32

Bonne migration :)